por Erica Dhawan y Tomas Chamorro-Premuzic
La comunicación remota no siempre es fácil. ¿Te reconoces en alguno de estos ejemplos?
A las 10 de la noche, un abogado corporativo recibe un mensaje de texto de un colega y se pregunta (no es la primera vez) si existe un protocolo sobre los textos relacionados con el trabajo después de una hora determinada.
Después de una cena larga y fluida con el cliente, un ejecutivo de publicidad abre un correo electrónico de su jefe recordándole que envíe sus gastos a tiempo. Molesto por esta microgestión, inmediatamente responde con sus pensamientos sin censura.
En la rueda de prensa semanal del equipo, un miembro del equipo remoto está confundido acerca de si su colega está realmente “ en silencio ” cuando se retrasa la respuesta a una pregunta o si ella no presta atención y está usando esto como una excusa.
Cuando es posible que se active con un botón el silencio de un teléfono, es seguro decir que estamos viviendo tiempos difíciles. La era digital ha marcado el comienzo de una revolución en la comunicación que es equivalente a la que rodeó la invención de la imprenta . Está cambiando la forma en que hablamos, a menudo con viñetas. Y está afectando lo que escuchamos, ya que la confusión de información que llega a nosotros puede llevar a frecuentes malentendidos y confusión .
Las personas que trabajan en equipos remotos enfrentan estos desafíos de constantemente. Según estimaciones recientes de Gallup y la Oficina de Estadísticas Laborales, el 22% de los estadounidenses trabaja desde casa, mientras que casi el 50% está involucrado en el trabajo en equipo remoto o virtual. Este cambio continuo requiere una nueva gama de comportamientos y habilidades.
¿Por qué los equipos remotos exigen nuevas habilidades de colaboración? ¿Qué falta en nuestros mensajes de texto, correos electrónicos, conferencias telefónicas y otras comunicaciones digitales? Lenguaje corporal. Incluso cuando estamos en el mismo lugar, el tono de un mensaje de texto o la formalidad de un correo electrónico quedan abiertos a la interpretación, hasta el punto de que incluso nuestros amigos más cercanos se confunden. Estas malas interpretaciones crean una ansiedad que puede resultar costosa y afectar la moral, el compromiso, la productividad y la innovación.
La comunicación remota puede distorsionar el ritmo normal de nuestras conversaciones. El retraso entre nuestros mensajes a menudo puede posponer u ocultar reacciones emocionales a nuestros comentarios. ¿Cuántas veces ha escrito un correo electrónico e, inmediatamente después de presionar enviar , se sintió preocupado por cómo llegaría? ¿Vería su jefe su correo electrónico nocturno y lo consideraría una intrusión en su tiempo privado? ¿Te lo diría si lo fuera? Si bien es posible que nos hayamos acostumbrado a este tipo de interacciones asincrónicas, aún pueden entrar en conflicto con nuestras reglas normales de interacción social. Sin una respuesta inmediata, podemos distraernos, cuestionarnos o incluso frustrarnos con nuestros equipos.
Para desempeñarse en los niveles más altos, los equipos remotos deben encontrar nuevas y mejores formas de operar.
Primero, considere que hay tres tipos de distancia en la colaboración remota: física (lugar y tiempo), operativa (tamaño del equipo, ancho de banda y niveles de habilidad) y afinidad (valores, confianza e interdependencia). La mejor manera de que los gerentes impulsen el desempeño del equipo es enfocándose en reducir la distancia de afinidad . Intente cambiar la comunicación más remota a videollamadas regulares, que son un vehículo mucho mejor para establecer una relación y crear empatía que los correos electrónicos o las llamadas de voz. Y diseñe rituales virtuales de formación de equipos que brinden a las personas la oportunidad de interactuar con regularidad y experimentar sus habilidades de colaboración en acción.
Cuando los equipos remotos se comunican bien y aprovechan sus fortalezas, en realidad pueden obtener una ventaja sobre los equipos que solamente comparten el edificio donde trabajan. Estas son algunas de las mejores prácticas para dominar:
No combine comunicaciones breves y comunicaciones claras: en nuestro esfuerzo por ser eficientes, a veces usamos menos palabras para comunicarnos. Pero tal brevedad puede significar que el resto del equipo pierda tiempo tratando de interpretar sus mensajes. (Y luego los malinterpreta de todos modos). No asuma que los demás entienden sus claves y taquigrafía. Dedique tiempo a comunicarse con la intención de ser ultra claro, sin importar el medio. De hecho, nunca se puede ser demasiado claro, pero es demasiado fácil ser menos claro de lo que debería.
No bombardees a tu equipo con mensajes: ¿Realizas un seguimiento de una tarea por correo electrónico, mensaje de texto y teléfono? ¿Sueles preguntarle a la gente si recibió su mensaje anterior? Abusar de esos puntos de acceso puede ser una forma de dominio digital, una forma de acoso implacable e incómodo. El medio que elija crea diferentes demandas en el tiempo del receptor. Usarlos todos para el mismo mensaje es ineficaz (además de molesto). Elija sabiamente su volumen digital.
Establezca normas de comunicación: Los equipos remotos necesitan crear nuevas normas que establezcan claridad en la comunicación. Empresas como Merck han creado siglas para sus comunicaciones digitales como “Respuesta en cuatro horas (4HR)” y “No es necesario responder (NNTR)” que aportan previsibilidad y certeza a las conversaciones virtuales. Los equipos individuales también pueden establecer sus propias normas, por ejemplo, usar o no usar Slack, Google Docs o grupos de Whatsapp. Y las normas también pueden existir a nivel individual, como el tiempo de respuesta preferido de las personas, el estilo de escritura y el tono. Por ejemplo, algunas personas prefieren mensajes breves y rápidos, mientras que otras prefieren respuestas largas y detalladas; las personas también difieren en su preferencia y tolerancia por el humor y la informalidad.
Si bien a menudo tendemos a considerar la predictibilidad humana como un defecto, pocas cualidades son más buscadas en el trabajo, especialmente en las colaboraciones virtuales. Todos somos únicos, pero nuestros comportamientos constantes ayudan a otros a predecir lo que hacemos y, a su vez, los ayudan a comprendernos, y todos nos beneficiamos de que nos comprendan. Puede facilitarles las cosas a los demás si establece una etiqueta personal clara y se adhiere a ella de manera constante.
Vea las oportunidades ocultas en las comunicaciones escritas : Estar detrás de una pantalla puede crear nuevas oportunidades para ciertos miembros del equipo, dejando espacio para aquellos que podrían estar menos inclinados a hablar en grupo. La comunicación basada en texto da menos importancia a las habilidades interpersonales y la apariencia física, ofreciendo una forma efectiva de compartir el poder y la toma de decisiones. Las investigaciones muestran que las personas introvertidas están menos inhibidas en las interacciones en línea que en las fuera de línea. Sin embargo, debe tener cuidado con los prejuicios inconscientes virtuales , donde la puntuación, la gramática y la elección de palabras pueden revelar actitudes prejuiciosas hacia ciertos grupos.
La ausencia de lenguaje corporal no significa necesariamente que no estemos dando más de lo que pretendemos cuando nos comunicamos de forma remota. Todavía hay una gran cantidad de metacomunicación y fugas virtuales que ocurren en entornos digitales, y solo se necesita prestar atención para leer entre líneas. Por ejemplo, el uso de signos de exclamación o un emoji negativo después de referirse al género, nacionalidad o religión de alguien es un marcador de desaprobación tan poderoso como una cara de disgusto.
Cree un espacio intencional para la celebración: los pasteles de cumpleaños de la vieja escuela siguen siendo importantes para los equipos remotos. La creación de espacios virtuales y rituales para las celebraciones y la socialización puede fortalecer las relaciones y sentar las bases para la colaboración futura. Encuentre formas de acortar la distancia de afinidad. Una empresa con la que trabajamos celebró los nuevos talentos creando un emoji personal para cada empleado que había estado allí durante seis meses. Puede encontrar su propia forma única de crear espacios de equipo para la conexión social. Cómo lo hace es menos importante que si lo hace.
A medida que más y más de nuestras interacciones sucedan digitalmente, continuaremos experimentando nuevas formas de mala comunicación y malentendidos. La solución no vendrá de las nuevas tecnologías (aunque, sin duda, los desarrolladores seguirán intentando cerrar esa brecha). En cambio, la solución está en comprender las nuevas reglas de enfrentamiento; en la construcción de un conjunto de habilidades de comunicación que refleje las demandas de nuestra era impulsada por lo digital.
Fuente: Harvard Business Review
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